5 consejos para la temporada de impuestos

La temporada de verano puede ser la mejor época del año en su empresa o la peor y cómo usted se prepara puede significar si su negocio, ganancias y reputación le inflan o desinflan. Por lo tanto, llevar a cabo su práctica tributaria de la manera más eficiente y reflexiva posible le ayudará a tener una temporada y un año exitosos. Los siguientes son algunos consejos clave para tener la temporada más eficiente y productiva que pueda:

1. Utilizar tecnología poderosa: Sí, la tecnología poderosa puede ser costosa; pero hay una relación costo-beneficio que uno debería considerar antes de descartarla. Por un lado, el software de impuestos que puede integrarse con software de contabilidad, software de depreciación, almacenamiento de documentos/recibos, firma electrónica, software de planificación fiscal e incluso correo electrónico puede ahorrarle una cantidad de tiempo increíble.

El software de impuestos que puede permitir que las declaraciones individuales compartan datos con declaraciones personales puede ayudar a identificar la información que puede no haber llegado a los archivos de papel – incluso posiblemente deteniendo algo que podría haber resultado en una declaración de impuestos enmendada o notificaciones de impuestos en el futuro.

Hardware como múltiples pantallas o grandes monitores divididos pueden permitirle ver documentos fuente, pantallas de entrada y las declaraciones de impuestos resultantes al mismo tiempo. No más perder el tiempo volteando de un lado a otro.

2. Establezca las Expectativas del Cliente: Ya sea que esté trabajando en clientes personales o de negocios, establezca las expectativas para lo que espera de ellos antes de comenzar su trabajo. Para clientes de negocios, envíe un paquete de asistencia al cliente detallando los ítems necesarios para su preparación y la fecha en que desea que estos ítems estén listos. Estos ítems pueden incluir el acceso al sistema contable, su balance de prueba, conciliaciones bancarias, comprobante de inventario, etc.

Para los clientes individuales, pídales que revisen la información que le enviaron el año pasado, la mejor manera de hacerlo es que envíe un organizador de clientes o una lista de información y asegúrese de que le proporcionen cada una de esas cosas de nuevo o que tengan una razón por la cual no lo hicieron. Para todas las devoluciones sin importar el negocio, individuo, estado, etc., prepare una carta de compromiso describiendo el entendimiento del trabajo a realizar para que tanto el cliente como la firma estén en la misma página.

3. Programación: Programe sus clientes de negocios para que los retornos se distribuyan a lo largo de la temporada y el personal sea productivo todo el tiempo. Cuando los clientes pueden traer beneficios en cualquier momento que lo deseen, hay una tendencia para muchos a aplazar y de repente aparecen casi al mismo tiempo causando un cuello de botella. Ni el personal ni el cliente están contentos.

El debate sobre la programación de 1040 citas todavía existe; a algunas empresas les gusta hacerlo, a otras no. Incluso si usted está en un sistema de primera entrada y primera salida sin citas pre-programadas de cliente, usted debe programar el tiempo en la oficina que usted está dispuesto a reunirse con los clientes en lugar de tiempo que el trabajo será producido. Esto le permite pensar.

Si sus citas están dispersas a lo largo de la semana en varias horas del día, es difícil usar su cerebro, que es la fuente de la única cosa por la que la gente realmente le está pagando – su conocimiento, para mantenerse enfocado y eficiente. Las citas interrumpen su línea de pensamiento.

El “bajarlo y recogerlo” de trabajo complicado para detenerse a hacer una cita es completamente ineficaz. A veces es casi imposible volver a un área complicada después de haber interrumpido su tren de pensamiento.

Algunas empresas harán horas tranquilas. Algunos dejarán que cada individuo decida sus propios bloques de tiempo. Considere cómo funciona mejor para usted.

4. Entrene a su personal: Revise sus procesos para asegurarse de que la declaración de impuestos sea tocada lo menos posible. Entrene al personal para que prepare una lista completa de preguntas para un revisor o compañero antes de acudir a ellos en vez de detenerse para que cada pregunta sea contestada una por una.

El personal de preparación debe tener respuestas posibles a cualquier pregunta de procedimiento o “cómo” antes de que lleguen a usted. Espere que el personal arregle sus propios errores. Los dos últimos ayudan a los preparadores a adquirir experiencia, resolver problemas y convertirse en mejores y más eficientes preparadores en el futuro.

5. Desarrollar el flujo de trabajo: Como parte de la capacitación de su personal, asegúrese de que cada persona sepa de qué tareas son responsables en la empresa, desde el recepcionista hasta el socio. Diseñar un sistema y tareas de trabajo para que uno sepa cuándo debe pasar el retorno a la siguiente área.

El uso de un software de gestión de proyectos para seguir el flujo de trabajo le ayudará a mantenerse al tanto de cuando las devoluciones están en la puerta, en proceso, en revisión y, finalmente, en posesión del cliente. Usted puede identificar cualquier punto débil y corregirlo antes de que se convierta en un problema real.